Chuyển đổi số khác số hoá ở chỗ nào?

Số hoá là chuyển giấy tờ, hình ảnh, hồ sơ sang dạng file số để lưu và tra cứu. Chuyển đổi số đi xa hơn: doanh nghiệp thay đổi cách vận hành và cách ra quyết định dựa trên dữ liệu phát sinh hằng ngày. Một bên là đổi vật mang tin, bên kia là đổi cách làm việc. Hiểu rõ ranh giới này giúp bạn tránh mua phần mềm về rồi vẫn chạy như cũ.

Định nghĩa ngắn gọn: số hoá, số hoá quy trình và chuyển đổi số

Ba khái niệm này thường bị dùng lẫn, nhưng mức độ thay đổi của chúng rất khác nhau.

Số hoá là bước đầu tiên. Hợp đồng giấy được scan thành PDF, bảng lương gõ lại vào Excel, ảnh chụp hoá đơn lưu vào thư mục trên máy tính. Thông tin đã nằm trong máy, nhưng con người vẫn đọc, vẫn chuyển tay, vẫn quyết định theo cảm tính như trước.

Số hoá quy trình là bước thứ hai. Một biểu mẫu giấy trở thành form điện tử có luồng duyệt tự động. Đơn xin nghỉ phép chạy từ nhân viên sang quản lý rồi sang nhân sự mà không cần in, ký, gửi lại. Quy trình đã chạy trên phần mềm, nhưng phần lớn vẫn là bê nguyên cách làm cũ vào môi trường số.

Chuyển đổi số là bước thứ ba, và là bước khó nhất. Ở đây doanh nghiệp đặt câu hỏi khác: dữ liệu đang có cho biết điều gì, và mình nên làm khác đi ở đâu. Đơn hàng chậm ở khâu nào, nhóm khách nào trả tiền chậm, tồn kho đang chôn bao nhiêu vốn. Khi câu trả lời đến từ dữ liệu vận hành thay vì từ trực giác của một vài người, đó mới là chuyển đổi số.

Có thể hình dung ba bước như ba tầng của một ngôi nhà. Số hoá là đổ móng. Số hoá quy trình là dựng tường và mái. Chuyển đổi số là lúc ngôi nhà thật sự có người ở và guồng sinh hoạt bên trong thay đổi theo không gian mới.

Ví dụ đời thường để phân biệt ba khái niệm

Một cửa hàng bán vật liệu xây dựng nhỏ giúp ta thấy rõ ba mức này.

Ở mức số hoá, chủ cửa hàng chụp ảnh hoá đơn giấy rồi lưu vào điện thoại. Sổ nợ khách được đánh máy lại thành file Excel. Mọi thứ gọn hơn, tìm nhanh hơn, nhưng cuối ngày vẫn phải ngồi cộng tay và vẫn hay nhớ nhầm ai còn nợ.

Ở mức số hoá quy trình, cửa hàng dùng phần mềm bán hàng. Mỗi lần xuất hàng, phần mềm tự trừ tồn kho và ghi công nợ. Nhân viên không phải chép sổ nữa. Nhưng nếu chủ cửa hàng vẫn quyết định nhập thêm xi măng vì "thấy tháng trước bán chạy", thì cách ra quyết định chưa hề đổi.

Ở mức chuyển đổi số, chủ cửa hàng nhìn báo cáo và thấy một nhóm khách công trình luôn lấy hàng vào đầu tháng nhưng trả tiền sau ba tuần. Dữ liệu cho thấy nhóm này chiếm phần lớn doanh thu nhưng cũng là nguồn công nợ lớn nhất. Thay vì siết tất cả khách, cửa hàng đặt chính sách riêng cho nhóm này và giữ chân họ bằng cách giao hàng sớm. Quyết định thay đổi vì dữ liệu, không vì cảm giác.

Ví dụ thứ hai ở văn phòng. Số hoá là scan hợp đồng lao động. Số hoá quy trình là để nhân viên ký hợp đồng điện tử trên phần mềm nhân sự. Chuyển đổi số là dùng dữ liệu nghỉ việc theo phòng ban để phát hiện một vị trí cứ sau vài tháng lại tuyển lại, rồi sửa cách phân công công việc ở đó.

Vì sao chỉ số hoá giấy tờ chưa tạo ra giá trị

Số hoá làm kho hồ sơ gọn hơn, nhưng nó không tự động làm doanh nghiệp tốt hơn. Lý do nằm ở chỗ dữ liệu vẫn bị nhốt trong từng file rời rạc.

Một file PDF hợp đồng không thể tự so sánh với file PDF khác. Một bảng Excel do ba người cập nhật sẽ có ba phiên bản khác nhau, và không ai biết bản nào đúng. Khi cần một con số, nhân viên vẫn phải mở nhiều file, đối chiếu, rồi tự tổng hợp. Thời gian tiết kiệm được từ việc scan bị ăn lại đúng vào việc tìm và kiểm tra.

Có một cái bẫy nữa. Số hoá tạo cảm giác đã "làm số". Sếp thấy phòng nào cũng có thư mục trên ổ chung, thấy hợp đồng đã lưu thành file, và cho rằng dự án xong. Kỳ vọng đó khiến doanh nghiệp dừng lại quá sớm, đúng lúc phần khó và phần sinh lời còn chưa bắt đầu.

Chi phí thật của số hoá không lớn, nhưng lợi ích cũng có giới hạn. Nó là điều kiện cần, không phải đích đến.

Vai trò của dữ liệu và ra quyết định trong chuyển đổi số

Điểm khác biệt cốt lõi: chuyển đổi số biến dữ liệu vận hành thành căn cứ để ra quyết định, ở mọi cấp, không chỉ ở phòng ban.

Dữ liệu vận hành là thứ phát sinh tự nhiên trong lúc làm việc. Một đơn hàng được tạo, một ca sản xuất kết thúc, một khách gọi phàn nàn, một nhân viên xin nghỉ. Khi những sự kiện này được ghi nhận trong cùng một hệ thống, chúng bắt đầu nói chuyện với nhau. Dữ liệu bán hàng nối với dữ liệu tồn kho. Dữ liệu nhân sự nối với dữ liệu chi phí. Bức tranh hiện ra mà không ai phải ngồi ghép tay.

Đây là lúc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, thường gọi là ERP, có vai trò. ERP gom dữ liệu của nhiều phòng ban vào một nơi, để con số bán hàng, kho, kế toán không còn lệch nhau. Nhưng cần nói rõ: mua ERP chưa phải là chuyển đổi số. Nếu dữ liệu nhập vào chỉ để lưu trữ và in báo cáo cho đủ thủ tục, doanh nghiệp chỉ vừa số hoá quy trình với chi phí cao hơn. Giá trị đến từ việc ai đó thật sự mở báo cáo ra, đặt câu hỏi, và đổi cách làm sau đó.

Một dấu hiệu dễ nhận biết: khi có tranh luận trong cuộc họp, người ta mở hệ thống ra thay vì tranh nhau xem trí nhớ ai đúng.

Doanh nghiệp nhỏ nên hiểu đúng để tránh đầu tư sai

Với doanh nghiệp nhỏ, sai lầm tốn kém nhất là mua một hệ thống lớn khi quy trình bên trong còn chưa rõ. Phần mềm không sửa được quy trình lộn xộn; nó chỉ làm quy trình lộn xộn chạy nhanh hơn.

Một cách tiếp cận thực tế hơn: chọn một quy trình đang gây đau nhất, thường là bán hàng, công nợ hoặc tồn kho, rồi làm cho dữ liệu của quy trình đó sạch và liền mạch trước. Khi đã có con số đáng tin, hãy tập cho người quản lý thói quen xem số trước khi quyết. Hai việc này rẻ hơn nhiều so với một dự án triển khai toàn công ty.

Cũng nên chấp nhận rằng chuyển đổi số không có điểm kết thúc. Dữ liệu sẽ sai, báo cáo sẽ phải sửa, nhân viên sẽ phản ứng vì phải nhập liệu nhiều hơn ban đầu. Giai đoạn đầu thường chậm hơn cách làm cũ, và đó là chi phí thật của quá trình.

Nếu bạn đang tự nghiên cứu để đề xuất với cấp trên, hãy trình bày bằng một câu chuyện cụ thể trong chính doanh nghiệp mình: một quyết định gần đây được đưa ra mà không có số liệu, và hậu quả của nó. Một ví dụ như vậy thuyết phục hơn mọi bản kế hoạch dày. Tại [DoanhSo](https://doanhso.vn), hướng tiếp cận cũng bắt đầu từ việc nhỏ như vậy: chọn đúng chỗ cần dữ liệu trước, rồi mới tính đến công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển đổi số khác số hoá ở điểm nào?

Số hoá đổi vật mang thông tin: giấy thành file. Chuyển đổi số đổi cách vận hành và cách ra quyết định: con người dùng dữ liệu vận hành để chọn việc cần làm. Số hoá có thể làm một mình, một phòng. Chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi thói quen ở nhiều cấp.

Doanh nghiệp nhỏ có cần chuyển đổi số không?

Có, nhưng không nhất thiết phải theo kiểu dự án lớn. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu bằng một quy trình đang gây khó chịu nhất, làm sạch dữ liệu của nó, rồi tập cho người quản lý xem số trước khi quyết. Quy mô nhỏ thực ra là lợi thế vì thay đổi nhanh hơn.

Chuyển đổi số bắt đầu từ phòng ban nào?

Thường nên bắt đầu ở nơi có nhiều giao dịch lặp lại và dữ liệu phát sinh đều đặn, ví dụ bán hàng, kho hoặc kế toán. Chọn phòng có người sẵn lòng thử, không nhất thiết là phòng to nhất. Một điểm khởi đầu chạy được sẽ tạo niềm tin cho các phòng còn lại.

ERP có phải là chuyển đổi số không?

Không hẳn. ERP là công cụ gom dữ liệu nhiều phòng ban về một hệ thống, hỗ trợ rất tốt cho chuyển đổi số. Nhưng nếu dữ liệu chỉ được nhập để lưu và in báo cáo, doanh nghiệp mới dừng ở mức số hoá quy trình. Chuyển đổi số chỉ xảy ra khi dữ liệu đó được dùng để ra quyết định khác đi.